MANAJEMEN LETTER

1. Pengertian Manajemen Letter

Management letter merupakan suatu surat yang dibuat oleh Kantor Akuntan Publik (KAP), ditujukan kepada manajemen perusahaan yang diperiksa laporan keuangannya (di audit), yang isinya memberitahukan kelemahan dari pengendalian intern perusahaan (baik material maupun inmaterial weaknesses) yang ditemukan selama pelaksanaan pemeriksaan, disertai dengan saran-saran perbaikan dari KAP.

Dalam menjalankan kegiatan usahanya, KAP tidak diperbolehkan mengiklankan kantornya atau jasa yang diberikan kantornya, karena jika hal tersebut dilakukan berarti KAP tersebut melanggar Aturan Etika Kompartemen Akuntan Publik-IAI.

Salah satu cara untuk mendapatkan langganan (client) adalah bekerja sebaik mungkin dalam memeriksa laporan keuangan suatu perusahaan, sehingga jika perusahaan tersebut puas atas jasa pemeriksaan dari KAP, diharapkan manajemen perusahaan akan merekomendasikan kepada teman-teman usahanya untuk menggunakan jasa KAP tersebut.

Dalam hal ini Management letter merupakan suatu laporan tambahan dari KAP, disamping laporan pemeriksaan akuntan (audit report), yang diharapkan dapat memperbesar kepuasan langganan.

Diharapkan perusahaan akan senang jika diberitahu kelemahan-kelemahan dalam pengendalian internnya beserta saran-saran perbaikannya. Jika pengendalian intern bertambah baik, akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan atau kecurangan dalam perusahaan.

Tujuan surat kepada manajemen (management letter) dimaksudkan untuk memberikan rekomendasi akuntan publik untuk memperbaiki usaha klien. Rekomendasi memusatkan pada saran untuk dapat beroperasi lebih efisien.

Auditor menulis surat kepada manajemen karena dua alasan :
untuk mendorong hubungan yang lebih baik antara kantor akuntan publik dan manajemen serta untuk menawarkan jasa pelayanan perpajakan dan manajemen yang dapat disediakan kantor akuntan publik.

Menurut Whittington, dkk (dalam Agoes S, 2006 : 150), management letter adalah suatu laporan kepada manajemen yang berisi rekomendasi untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang diungkapkan akuntan public setelah mempelajari dan mengevaluasi pengendalian intern perusahaan. Disamping untuk menyampaikan informasi-informasi yang bermanfaat kepada manajemen, management letter juga membantu membatasi tanggung jawab akuntan publik seandainya dikemudian hari kelemahan dalam pengendalian intern mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.

Standar pekerjaan lapangan yang kedua dari Standar Profesional Akuntan Publik menyatakan :

“Pemahaman yang memadai atas pengendalian intern harus diperoleh untuk merencanakan audit dan menentukan sifat, saat dan lingkup pengujian yang akan dilakukan”.

Untuk mempelajari dan mengevaluasi pengendalian intern, akuntan publik bisa menggunakan :

1.      Internal ControlQuestionnaires

2.      Flow chart (bagan arus dokumen) yang menggambarkan arus dokumen dalam memproses suatu transaksi, dari awal sampai akhir dengan menggunakan simbol-simbol tertentu.

3.      Menggunakan narrative memo (penjelasan tertulis dari sistem dan prosedur akuntansi).

Dari ketiga cara tersebut, akuntan publik akan mendapatkan suatu gambaran mengenai pengendalian intern yang ada di perusahaan secara teoritis. Hal tersebut masih harus dibuktikan lebih lanjut dengan melakukan compliance test(test ketaatan), untuk mengetahui apakah transaksi-transaksi perusahaan diproses sesuai dengan sistem dan prosedur akuntansi yang dijelaskan dalam internal control questionnaires, flow chart dan narrative memo.

2. Membuat Management Letter yang baik

            Dalam membuat management letter, perlu diperhatikan beberapa hal penting agar dihasilkan suatu management letter yang baik dan efektif.

1.      Management letter harus tepat waktu (timely), sehingga perusahaan masih sempat melakukan perbaikan-perbaikan dalam pengendalian internnya. Jika management letter terlambat diberikan, kemungkinan besar kelemahan-kelemahan dalam pengendalian intern sudah mengakibatkan terjadinya kesalahan dan kecurangan yang merugikan perusahaan.

2.      Management letter harus berisi saran-saran yang bermanfaat dan bisa diterapkan.

3.      Komentar dan saran-saran dalam management letter tidak boleh merupakan sesuatu yang “SURPRISE” (mengejutkan). Untuk itu, sebelumnya, konsep management letter harus didiskusikan terlebih dahulu dengan manajemen perusahaan dan bagian yang berkaitan dan dimintakan komentar dari manajemen.

4.      Management letter harus ditulis dengan menggunakan bahasa yang baik, halus dan tidak menyinggung perasaan orang lain. Harus diusahakan agar walaupun kita mengomentari kesalahan orang lain namun tidak sampai menyinggung perasaan orang lain.

5.      Kelemahan dan saran yang diberikan bisa diurut berdasarkan urut-urutan pos neraca dan rugi laba (misalnya mulai dari kas, piutang, persediaan, dan seterusnya) atau menurut hal-hal paling penting yang memerlukan perhatian khusus dari manajemen dan perlu penanganan secepat mungkin.

6.      Saran-saran yang diberikan harus disesuaikan dengan kondisi bisnis perusahaan dan harus menunjukan kemauan baik kantor akuntan publik untuk membantu pengembangan usaha perusahaan.

7.      Pada bagian akhir management letter jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada manajemen dan seluruh staf perusahaan, atas segala bantuan dan kerjasama yang diberikan mereka selama akuntan publik melaksanakan pemeriksaannya.

3. Manfaat Management Letter

            Management letter mempunyai banyak manfaat bukan hanya untuk klien tetapi juga untuk KAP dan staf (anggota tim pemeriksa) dari KAP. Manfaat itu antara lain :

1.      Untuk klien

a.       Dapat mengetahui kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam pengendalian intern perusahaannya.

b.      Dapat mengambil tindakan-tindakan perbaikan untuk mengatasi kelemahan-kelemahan tersebut, berdasarkan saran-saran yang diberikan dalam management letter, sehingga bisa mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan kecurangan di dalam perusahaan.

2.      Untuk kantor akuntan publik

1. Mmenjadikan nama kantor akuntan publik menjadi bertambah baik, karena disamping laporan pemeriksaan akuntan, juga memberikan management letter yang sangat bermanfaat bagi perusahaan.

b.      Jika manajemen perusahaan puas, tentunya akan menyarankan kepada teman-teman bisnisnya untuk memakai jasa kantor akuntan publik tersebut.

c.       Jika teman-teman bisnis tersebut tertarik, tentunya akan menambah jumlah klien (langganan) kantor akuntan publik.

3.      Untuk staf kantor akuntan publik (anggota tim pemeriksa)

a.       Jika klien kantor akuntan publik bertambah, tentunya kesejahteraan pegawai dapat lebih ditingkatkan.

b.      Mendapat banyak kesempatan untuk mempelajari pengendalian intern di berbagai macam/jenis perusahaan.

c.       Mendapat kesempatan untuk mempelajari bagaimana membuat management letteryang baik.

4. Tugas dan Tanggung Jawab Anggota Tim Audit Dalam Membuat Management Letter

            Untuk menghasilkan management letter yang baik perlu kerjasama dari seluruh anggota tim audit, mulai dari junior auditor sampai dengan audit partner.

Berikut ini akan dijelaskan tugas dan tanggung jawab dari masing-masing anggota tim audit (dari kantor akuntan publik) dalam membuat management letter.

1.      Asisten Auditor (junior staf) :

1. Sebagai petugas yang terjun ke lapangan (ke kantor perusahaan) setiap hari, bertugas mengumpulkan data dan informasi yang terdapat dalam pengendalian intern perusahaan, baik mengenai kebaikan maupun kelemahan pengendalian intern.
2. Mendokumentasikan data dan informasi tersebut beserta photocopy bukti pendukung dalam kertas kerja pemeriksaan, untuk ditelaah lebih lanjut oleh senior auditornya.

2.      Senior Auditor (pimpinan tim pemeriksa) :

1. Menelaah kertas kerja pemeriksaan yang dibuat asisten audotor, khususnya yang berkaitan dengan informasi mengenai kelemahan pengendalian intern perusahaan.
2. Mengumpulkan hal-hal yang bisa dimasukkan dalam management letter, sekaligus menyusun konsep management letter.
3. Mendiskusikan konsep management letter tersebut dengan begian pajak dan bagian management service dari kantor akuntan publik, untuk mendapatkan komentar mereka dari segi perpajakan dan sistem akuntansi.
4. Menyerahkan konsep management letter kepada audit supervisor/manager untuk ditelaah.
5. Setelah ditelaah oleh atasan, melakukan perbaikan-perbaikan yang diperlukan.

3.      Audit Supervisor/Manager :

a.       Menelaah dan mengedit konsep management letter, mengusulkan perbaikan-perbaikan yang diperlukan kepada senior auditor.

b.      Menyerahkan konsep management letter yang sudah diperbaiki, kepada audit partner untuk ditelaah.

c.       Setelah ditelaah audit partner dan diperbaiki (jika ada saran perbaikan dari audit partner), mendiskusikan konsep management letter tersebut dengan manajemen perusahaan.

d.      Memerintahkan konsep terakhir management letter untuk difinalisasi.

4.      Audit Partner :

a.       Menelaah dan mengedit konsep management letter yang diterima dari audit manager dan mendiskusikannya dengan audit manager dan (jika perlu) dengan audit senior.

b.      Mengembalikan konsep tersebut berikut saran-saran perbaikan (jika ada) kepada audit manager.

c.       Menelaah kembali konsep yang sudah diperbaiki, kemudian meminta audit manager untuk mendiskusikannya dengan manajemen perusahaan.

d.      Membahas dengan audit manager, hasil diskusi konsep management letter yang telah dilakukan oleh audit manager dengan manajemen perusahaan.

e.       Menandatangani management letter yang final untuk dikirimkan kepada manajemen perusahaan.

Dari pembahasan-pembahasan di atas dapat ditarik beberapa kesimpulan :

1.      Management letter merupakan suatu alat komunikasi antara kantor akuntan publik dengan manajemen perusahaan yang diaudit, mengenai pengendalian intern dan kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam pengendalian intern perusahaan.

2.      Management letter merupakan dokumentasi tertulis mengenai kelemahan pengendalian intern yang pernah dibicarakan dan disarankan perbaikannya kepada klien. Sehingga jika di kemudian hari terjadi kecurangan yang merugikan perusahaan karena kelemahan pengendalian intern yang belum diperbaiki, akuntan publik tidak bisa disalahkan.

3.      Management letter bermanfaat baik bagi perusahaan yang diaudit, kantor akuntan publik maupun staf kantor akuntan publik.

4.      Management letter dapat merupakan “iklan tidak langsung” bagi kantor akuntan publik.

5.      Semua kantor akuntan publik harus membiasakan diri untuk memberikan management letter yang baik dan bermanfaat bagi kliennya.

5. Menyusun Management Letter (Surat Pernyataan Manajemen)

Selama melaksanakan audit, auditor mengamati berbagai operasi dan organisasi  bisnis klien. Management Letter berisi rekomendasi-rekomendasi yang tidak disyaratkan untuk dikomunikasikan dengan komite audit.

Rekomendasi tersebut biasanya berkaitan erat dengan usaha peningkatan efisiensi dan efektifitas operasi perusahaan klien. Oleh karena itu, management Letter menunjukan pelayanan yang diberikan auditor agar klien puas. Pelayanan ini menunjukan adanya perhatian auditor terhadap kesejahteraan dan masa depan klien.

Management letter dapat mencakup komentar atas :

a.       Struktur pengendalian intern, yang bukan termasuk reportable condition.

b.      Sumber daya Management seperti kas, persediaan dan investasi.

c.       Masalah perpajakan.

Tanggung Jawab Setelah Audit

Tanggungjawab setelah audit (post audit responsibility) mencakup pertimbangan atas :

o   Peristiwa kemudian yang terjadi antara tanggal dan penerbitan laporan audit.

o   Penemuan fakta yang ada.

o   Penemuan prosedur yang dihilangkan.

Merumuskan Pendapat Dan Membuat Draft Laporan Audit

Selama pelaksanaan audit, berbagai pengujian audit telah dilaksanakan auditor. Pelaksanaan pengujian audit dapat dilaksanakan oleh beberapa auditor yang menangani beberapa area yang berbeda. Pada setiap selesai dilaksanakannya prosedur pengujian audit, staf yang melaksanakan prosedur tersebut diharapkkan meringkas temuannya.

Berbagai ringkasan temuan tersebut, kemudian digabungkan dan dievaluasi untuk menentukan pendapat yang diberikan atas laporan keuangan secara keseluruhan. Proses ini biasanya dilaksanakan oleh partner, tetapi bisa juga dilakukan oleh manager (manajer KAP) dan telah kembali oleh partner.

Sebelum mencapai keputusan pendapat yang final, auditor perlu berdiskusi dengan klien. Auditor dapat meminta klien (manajer perusahaan) untuk melakukan penyesuaian atau pengungkapan tambahan. Manajer perusahaan dapat menyanggahnya dan mempertahankan posisinya. Apabila diskusi tersebut menghasilkan kesepakatan bersama, auditor dapat memberikan pendapat wajar tanpa pengecualian. Tetapi apabila diskusi tersebut tidak dapat menghasilkan kesepakatan bersama, auditor dapat memberikan pendapat selain pendapat wajar tanpa pengecualian.

Melakukan Penelaahan Akhir atas Kertas Kerja

Setiap kertas kerja telah ditelaah oleh supervisor. Hal ini dimaksudkan untuk menilai kualitas pekerjaan yang dilakukan, bukti yang dihimpun dan kesimpulan yang ditarik oleh pembuat kertas kerja.

Meskipun demikian, penelaahan tambahan terhadap kertas kerja perlu dilakukan pada tahap akhir pekerjaan lapangan oleh anggota tim audit. Hal ini dapat dilaksanakan oleh partner maupun manajer.

Manajer dapat melakukan penelaahan atas kertas kerja yang dibuat oleh senioar auditor, maupun yang dibuat oleh asisten atau junior auditor yang telah ditelaah oleh senior auditor. Partner dapat melakukan penelaahan atas kertas kerja yang di buat oleh manajer, penelaahan atas kertas kerja lain yang dipilih.

Berkomunikasi dengan Klien

Komunikasi oleh auditor dapat dilaksanakan dengan :

a.       Komite audit

b.      Management

Komunikasi yang dapat dilakukan auditor dengan komite audit adalah komunikasi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan struktur pengendalian intern klien, atau mengenai pelaksanaan audit. Komunikasi manajemen dapat dilaksanakan melalui manajemen letter (surat pernyataan manajemen).

6. Rangkuman

o      Management letter merupakan suatu surat yang dibuat oleh Kantor Akuntan Publik (KAP), ditujukan kepada manajemen perusahaan yang diperiksa laporan keuangannya (di audit), yang isinya memberitahukan kelemahan dari pengendalian intern perusahaan (baik materialmaupun inmaterial weaknesses) yang ditemukan selama pelaksanaan pemeriksaan, disertai dengan saran-saran perbaikan dari KAP.

o      Dalam menjalankan kegiatan usahanya, KAP tidak diperbolehkan mengiklankan kantornya atau jasa yang diberikan kantornya, karena jika hal tersebut dilakukan berarti KAP tersebut melanggar Aturan Etika Kompartemen Akuntan Publik-IAI.

o      Tujuan surat kepada manajemen (management letter) dimaksudkan untuk memberikan rekomendasi akuntan publik untuk memperbaiki usaha klien.

o      Auditor menulis surat kepada manajemen karena dua alasan :
untuk mendorong hubungan yang lebih baik antara kantor akuntan publik dan manajemen serta untuk menawarkan jasa pelayanan perpajakan dan manajemen yang dapat disediakan kantor akuntan publik.